Erfolgreiches Change-Management in IT-Prozessen: Mitarbeiter:innen bei Entscheidungen einbinden
Rund 40 Prozent der Mitarbeiter:innen empfinden die Digitalisierung im Job als Belastung. Dabei ist die Digitalisierung für Unternehmen von hoher Wichtigkeit und essenziell, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die Belegschaft scheint jedoch zurückhaltend zu sein und gar Angst davor zu haben. Für Digitalisierungsprozesse und nachhaltige Veränderungen im Unternehmen sind das Change-Management in IT-Prozessen und die Einbindung der Mitarbeiter:innen in Entscheidungen äußerst wichtig. Doch wie sieht effektives Change-Management aus? Wie kann man alle Beteiligten in Entscheidungen einbinden? Diese Fragen beantworten wir in diesem Artikel!
Definition Change-Management
In der heutigen schnelllebigen Welt ist das Change-Management unerlässlich für den Erfolg von Unternehmen. Change-Management bezieht sich auf den systematischen Ansatz, ausgewählte Maßnahmen umzusetzen, um Abteilungen oder sogar gesamte Organisationen tiefgreifend zu verändern und von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand zu gelangen. Dabei spielt das Change-Management in IT-Prozessen eine entscheidende Rolle, um die Effizienz und Effektivität von Unternehmen zu gewährleisten und Mitarbeiter:innen aktiv in Entscheidungen einzubinden.
Besonders wichtig ist, dass das Change-Management immer auf eine konkrete und messbare Veränderung abzielt und das Projekt einen klaren Anfang und ein klares Ende hat. Dadurch unterscheidet sich Change-Management auch von Begriffen wie „Transformation“ oder „Organisationsentwicklung“.
Ziel von Change Management
Ein zentrales Ziel im Change-Management besteht darin, alle Beteiligten von dem bevorstehenden Wandel in der Organisation zu überzeugen und ihr Verhalten entsprechend dauerhaft zu verändern. Dabei spielt die Einbindung der Mitarbeiter:innen eine wichtige Rolle, denn der Prozess setzt direkt am einzelnen Arbeitsplatz der Mitarbeiter:innen an, um nachhaltige Veränderungen zu erreichen.
Die Erfolgsfaktoren für Change-Management in IT-Prozesse und Digitalisierungsprozesse sind, dass diese:
- partizipativ,
- integrativ
- und ganzheitlich
Change-Management: Erfolgreich Mitarbeiter:innen bei Entscheidungen einbinden
Die Einbindung der Mitarbeiter:innen bei Change-Management in IT-Prozessen ist besonders wichtig, da der Prozess direkt am einzelnen Arbeitsplatz der Mitarbeiter:innen einsetzt und somit jede:r Einzelne für den Erfolg der Veränderungsprozesse entscheidend ist. Um Mitarbeiter:innen erfolgreich bei Entscheidungen einzubinden und die Veränderungsprozesse so zum definierten Ziel zu führen, gibt es verschiedene Veränderungsmodelle. Eines davon sieht wie folgt aus:
- Schritt 1 – Bewusstsein sensibilisieren: Die Notwendigkeit der Veränderung an die Mitarbeiter:innen kommunizieren.
- Schritt 2 – Veränderungswunsch wecken: Den Mitarbeiter:innen die Chancen, Ziele und Auswirkung der Veränderungen mitteilen.
- Schritt 3 – Wissen vermitteln: Mitarbeiter:innen zur Veränderung befähigen (Schulungen, Teambuildingmaßnahmen o.Ä.).
- Schritt 4 – Fähigkeiten trainieren: Neue Fähigkeiten vermitteln und anwenden.
- Schritt 5 – Sichtbare kurzfristige Erfolge: Durch erste Erfolge, das Engagement von Mitarbeiter:innen steigern.
- Schritt 6 – Evaluation: Wurden die Ziele erreicht? Gibt es Veränderungsbedarf?
Der Veränderungsprozess lässt sich in drei Phasen einteilen:
- Phase 1: Klima für den Wandel schaffen (Schritt 1 und 2)
- Phase 2: Organisation befähigen und bewegen (Schritt 3 und 4)
- Phase 3: Wandel umsetzen und festigen (Schritt 5 und 6)
Während des Veränderungsprozesses kann es hilfreich sein, wenn dieser durch einen Change Enabler begleitet wird. Change Enabler sind Wegbereiter, die ohnehin schon von der Digitalisierung begeistert sind und andere Mitarbeiter:innen mitnehmen können.
Change-Management in IT-Prozessen: Die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen
Susanne Purucker vom Institut für Informationssysteme der Hochschule Hof arbeitet für die Forschungsgruppe Systemintegration und beschäftigt sich intensiv mit der Digitalisierung von Prozessen und wie es zu guten Veränderungsprozessen für Unternehmen kommt. Die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen für Digitalisierungsprozesse ist dabei ein entscheidender Punkt. Sie merkt an, dass die Akzeptanz von Mensch zu Mensch unterschiedlich ist. Das Modell nach Kübler Ross veranschaulicht recht gut, wie der Prozess von der Planung der Veränderung bis hin zur erfolgreichen Integration der Veränderung allgemein von Mitarbeiter:innen wahrgenommen wird:
Nach der Planung der Veränderung im Unternehmen erfolgt erst einmal ein Schock, gefolgt von Bedenken. Dies führt zu einem anfänglichen Widerstand der Mitarbeiter:innen, bis sie merken, dass die Veränderung vielleicht sogar Sinn macht, aber es bleibt ein Ärger bzw. Frust. Irgendwann folgt dann die rationale Akzeptanz und es geht in die Testphase. Sobald die Mitarbeiter:innen dann aktiv mit der Veränderung in Berührung kommen und diese ausprobieren, kommt irgendwann auch die emotionale Akzeptanz und zu guter Letzt die Integration der Veränderungen ins Unternehmen.
Für das Change-Management in IT-Prozessen ist es sehr wichtig, dass die Mitarbeiter:innen bei Entscheidungen aktiv eingebunden werden. Um die Akzeptanz zu fördern, sollten diese Anfangs mit möglichst vielen Informationen gefüttert werden. Der Beistand und eine gewisse Führung des Veränderungsprozesses sind essenziell und gerade bei der Integration der neuen Prozesse sollten die Mitarbeiter:innen bestärkt werden. So merkt Susanne Purucker an, dass die Führungsebene bewusst auf die betroffenen Beschäftigten zugehen und zum Ausprobieren neuer Prozesse ermutigen soll. So erzählt sie von einem aktuellen Anwendungsbeispiel, in dem zwei Mitarbeiter:innen zusammengesetzt werden, neue Prozesse ausprobieren und dann vor allem Feedback geben sollen. Dadurch wird schnell deutlich, welche Punkte noch Schwierigkeiten bereiten und die Akzeptanz der Veränderung behindern. Zudem fühlen sich Mitarbeiter:innen dadurch einbezogen und wertgeschätzt. Es sind insbesondere Transparenz und Offenheit, die die Akzeptanz und den Erfolg im Change-Management in IT-Prozessen fördern.
Mitarbeiter:innen erfolgreich bei Entscheidungen einbinden: 4 Maßnahmen der Veränderungsarchitektur
Porsche Consulting hat die vier entscheidende Maßnahmen der Veränderungsarchitektur herausgearbeitet, die erfolgreiches Change-Management in IT-Prozessen und Digitalisierungsprozesse gewährleisten:
- Intensive Kommunikation: Im Change-Management in IT-Prozessen ist es unerlässlich, regelmäßig und transparent mit den Mitarbeiter:innen zu kommunizieren, um Vertrauen und Verständnis für die Veränderungen aufzubauen.
- Beteiligungskonzept: Eine frühzeitige Einbindung von Führungskräften und Beschäftigten ermöglicht es, von Erfahrungen und Expertenwissen zu profitieren, was für den Change-Management Prozess von großem Vorteil ist.
- Unterstützung für Führungskräfte: Durch spezielle Formate können Führungskräfte im Change-Management Prozess begleitet und als Multiplikatoren genutzt werden, um die Veränderungen im Unternehmen erfolgreich umzusetzen.
- Qualifizierung der Mitarbeiter:innen: Um in den neuen IT-Prozessen erfolgreich arbeiten zu können, sind Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter:innen ein wichtiger Bestandteil des Change-Managements. So können sie optimal auf die veränderten Anforderungen vorbereitet werden.
Fazit: Change-Management in IT-Prozessen und Mitarbeiterintegration
Change-Management in IT-Prozessen ist essenziell für den Erfolg von Unternehmen. Die frühzeitige Einbindung von Change-Management Mitarbeiter:innen ermöglicht es, nachhaltige Veränderungen zu erreichen und die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen zu fördern. Durch intensive Kommunikation, Beteiligungskonzepte, Unterstützung für Führungskräfte und Qualifizierungsmaßnahmen gelingt es, Vertrauen und Verständnis für den Wandel aufzubauen und Mitarbeiter:innen erfolgreich bei Entscheidungen einzubinden. Somit werden die Veränderungsprozesse zum definierten Ziel geführt und die Effizienz sowie Effektivität von Unternehmen nachhaltig gesteigert.