Wissenstransfermodelle

Gezielte Weitergabe von Expertise

Wissenstransfer ist ein zentraler Prozess in modernen Organisationen und spielt eine entscheidende Rolle für deren Erfolg. Der gezielte Austausch von Wissen trägt dazu bei, Innovation zu fördern, Kompetenzen zu entwickeln und strategische Ziele zu erreichen. Die Bedeutung des Wissenstransfers steigt insbesondere in Zeiten des demografischen Wandels und eines dynamischen Arbeitsmarktes. Unternehmen sehen sich zunehmend mit der Herausforderung konfrontiert, wertvolles Know-how langfristig zu sichern und kontinuierlich weiterzuentwickeln (Jagusch et al., 2021; North, 2021).
Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), wie sie Anwendungspartner im Projekt MOONRISE waren, wird der Wissenstransfer durch begrenzte personelle Ressourcen erschwert. Wertvolles Wissen kann verloren gehen, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, da es häufig an Einzelpersonen gebunden ist. Eine systematische Herangehensweise an Wissensmanagement und Wissenstransfer ist daher unerlässlich, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben (Mertins et al., 2007).

Wissensmanagement als Grundlage für den Wissenstransfer

Ein effektives Wissensmanagement bildet die Basis für einen erfolgreichen Wissenstransfer. Wissensmanagement wird vom Deutschen Institut für Normung (DIN) als „eine auf Wissen ausgerichtete, ganzheitliche, funktionsübergreifende Disziplin zur Verbesserung der Organisationsleistung“ definiert (DIN, 2022). Es umfasst Strategien, Prozesse und Technologien, die darauf abzielen, Wissen systematisch zu erfassen, zu speichern und zu teilen.

Funktionen eines Wissensmanagementsystems

·        Dokumentation von Wissen: Eine strukturierte Erfassung erleichtert die Übertragung von Wissen, z. B. bei Personalwechseln oder in der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

·        Reduzierung von Abhängigkeiten: Eine organisationsweite Wissensbasis minimiert das Risiko, dass kritisches Wissen ausschließlich bei Einzelpersonen verbleibt.

·        Kompetenzentwicklung: Wissensmanagement fördert das Lernen und die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden, was wiederum die Innovationsfähigkeit der Organisation stärkt.

Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung den Einsatz moderner Technologien, um Wissen effektiv zu speichern, zugänglich zu machen und zu verbreiten. Unternehmen können so besser auf aktuelle Herausforderungen wie den Fachkräftemangel, die demografische Entwicklung und die steigende Komplexität von Aufgaben reagieren (North, 2021; Böhl, 2000).

Ansätze und Modelle des Wissenstransfers

Wissenstransfer kann auf verschiedene Arten erfolgen, je nachdem, ob Wissen explizit oder implizit vorliegt und welche Ziele verfolgt werden. Unterschiedliche Modelle und Ansätze bieten Orientierung bei der Gestaltung effektiver Transferprozesse.

Implizites und explizites Wissen

Wissen lässt sich in zwei Hauptkategorien unterteilen: explizites und implizites Wissen.

Explizites Wissen ist formalisierbar, dokumentierbar und leicht übertragbar. Es kann in Handbüchern, Datenbanken oder anderen schriftlichen Quellen gespeichert werden und steht damit einer breiten Zielgruppe zur Verfügung. Darunter fallen z. B. Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Algorithmen, Theorien, Regeln und sonstiges dokumentierte Faktenwissen (Keuper & Neumann, 2009).

Implizites Wissen ist in den Erfahrungen, Fähigkeiten und Intuitionen von Individuen verankert. Es basiert auf Erfahrungen, subjektiven Einstellungen und Werten und Intuition. Es ist oft schwer zu artikulieren und wird meist durch persönliche Interaktion, Beobachtung oder Praxis weitergegeben (North, 2011).

Für Unternehmen besteht die Herausforderung darin, implizites Wissen systematisch zu erfassen und zugänglich zu machen, ohne dabei dessen Kontext oder Bedeutung zu verlieren. Eine Balance zwischen der Dokumentation von explizitem Wissen und der Förderung persönlicher Interaktionen zur Weitergabe von implizitem Wissen ist entscheidend für einen erfolgreichen Wissenstransfer.

Die Bedeutung von Wissenstransfermodellen

Wissenstransfermodelle bieten Organisationen strukturierte Ansätze, um Wissen effizient zu übertragen und zu bewahren. Ein systematischer Ansatz ermöglicht es Organisationen, Wissen nicht nur zu bewahren, sondern aktiv für die Weiterentwicklung zu nutzen. Die Kombination aus technologischen Tools und sozialen Maßnahmen wie regelmäßigen Feedbackrunden oder Peer-Learning-Formaten kann dabei helfen, die Wissensbasis kontinuierlich zu erweitern.

Kodifizierung und Personalisierung

Hansen et al. (1999) unterscheiden zwei grundlegende Ansätze:

  1. Kodifizierung: Wissen wird systematisch erfasst und in Datenbanken gespeichert. Dies ermöglicht Mitarbeitenden den schnellen Zugriff auf dokumentiertes Wissen.
  2. Personalisierung: Hier liegt der Fokus auf der direkten Weitergabe impliziten Wissens zwischen Personen, etwa durch Mentoring, Schulungen oder informelle Gespräche.

Beide Ansätze können je nach Kontext sinnvoll kombiniert werden. Während die Kodifizierung vor allem bei wiederkehrendem Wissen hilfreich ist, eignet sich die Personalisierung für komplexe oder dynamische Aufgaben.

Das TOM-Modell

Das TOM-Modell (Technologie, Organisation, Mensch) von Bullinger et al. (1998) bietet einen ganzheitlichen Ansatz zur Analyse von Wissenstransferprozessen. Es ordnet Einflussfaktoren drei Dimensionen zu:

  • Technologie: Informations- und Kommunikationtechnologien als Bausteine eines flexiblen Wissensmanagements, Verfügbarkeit und Nutzbarkeit von IT-Systemen und digitalen Tools
  • Organisation: Methoden für Wissenserwerb, -speicherung und -transfer, Strukturen, Zuständigkeiten, Prozesse
  • Mensch: Gestaltung einer Organisationskultur, die kontinuierlichen Wissensfluss unterstützt, Motivation, Kommunikation, Transfer, Nutzen, Anreiz und soziale Beziehungen.

Abbildung 1: TOM-Modell (eigene Darstellung in Anlehnung an Bullinger et. al.,1998)

Erweiterungen dieses Modells integrieren zusätzlich die Dimensionen Wissen und Transfer, um den spezifischen Anforderungen moderner Organisationen gerecht zu werden (Klippert et al., 2022).

Die Integration moderner digitaler Tools in das TOM-Modell hat dessen praktische Relevanz noch erhöht. So können digitale Assistenzsysteme und KI-gestützte Plattformen gezielt eingesetzt werden, um Wissen zu erfassen, zu strukturieren und zugänglich zu machen. Diese Technologien unterstützen nicht nur den Wissenstransfer, sondern fördern auch die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg.

Das Drei-Phasen-Modell des Wissenstransfers

Schmidt et al. (2016) haben ein Drei-Phasen-Modell entwickelt, das den Wissenstransfer als strukturierten Prozess beschreibt und sich durch die zugrundeliegende Definition von Wissenstransfer, als effektiver Übergang von Wissen zwischen zwei Beteiligten, sowohl für die Beschreibung des interorganisationalen als auch für den interpersonellen Wissenstransfer eignet. Das Modell besteht aus den Phasen:

  1. Initiierung: Auswahl des Wissens, das transferiert werden soll, und Identifikation geeigneter Transferkanäle.
  2. Übertragung: Weitergabe des Wissens durch Gespräche, Schulungen oder digitale Medien.
  3. Integration: Verankerung des übertragenen Wissens bei der empfangenden Person oder im Team.

Abbildung 2: Model des Wissenstransfers (Schmidt et al., 2016)

Dieses Modell dient als Grundlage für die Entwicklung spezifischer Transferstrategien und lässt sich an unterschiedliche organisatorische Bedürfnisse anpassen.

Das Wissenstransfermodell im Projekt MOONRISE

Im Rahmen des Projektes MOONRISE wurde das Wissenstransfermodell nach Schmidt et al. (2016) auf Basis einer Fallstudie in einem Anwendungsunternehmen weiterentwickelt und anschließend hinsichtlich seiner Generalisierbarkeit evaluiert. Es wurde bestätigt, dass das Modell den Wissenstransfer in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) theoretisch gut abbildet (Feldhoff et al., 2024).

Im Ergebnis wurde das Drei-Phasen-Modell um ein aus der Fallstudie abgeleitetes Ablaufschema ergänzt und der Erkenntnis, dass digitale Arbeitsanweisungen analogen überlegen sein können, Rechnung getragen, indem die Voraussetzungen Motivation und Koordination durch das TOM-Modell (Bullinger et al., 1998) ersetzt wurden, welches neben individuellen und organisationalen Faktoren auch die technische Ausstattung berücksichtigt. Zudem wurde Feedback von Wissensempfangenden in das Modell integriert, da dies sowohl im Fallbeispiel als auch laut Literatur die Aufnahme und Verarbeitung neuen Wissens fördert (Schildknecht, 2020).

Ein weiteres Modell-Element thematisiert, dass das für eine Aufgabe benötigte Wissen nicht immer durch das vorhandene Wissen vollständig gedeckt wird. In der Visualisierung wurde dies durch einen schmaler werdenden Pfeil im Wissensfluss dargestellt, was symbolisiert, dass nicht alles relevante Wissen von der wissensgebenden Person an die wissensaufnehmende Person weitergegeben wird (Feldhoff et al., 2024). Dies liegt häufig daran, dass implizites Erfahrungswissen nicht externalisiert wurde – ein essenzieller Schritt, da implizites Wissen nicht kodifiziert weitergegeben werden kann (Biloslavo & Lombardi, 2021; North, 2021).

 

Abbildung 3: MOONRISE Wissenstransfermodell (Feldhoff et al., 2024)

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren im Wissenstransfer

Einflussfaktoren und Barrieren

Die Effektivität des Wissenstransfers hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, die auf individueller, organisatorischer und technologischer Ebene wirken. Diese Faktoren bestimmen, wie erfolgreich Wissen in einer Organisation weitergegeben und genutzt werden kann und wurden so auch durch die Forschung im Projekt MOONRISE bei verschiedenen Anwendungsunternehmen bestätigt (Lehner, 2021; Keuper & Neumann, 2009).

Individuelle Einflussfaktoren

  • Motivation und Vertrauen: Mitarbeitende teilen ihr Wissen eher, wenn eine positive Unternehmenskultur und gegenseitiges Vertrauen vorhanden sind.
  • Misstrauen und Konkurrenzdenken können hingegen hinderlich sein.
  • Kommunikationskompetenz: Die Fähigkeit, komplexes Wissen klar und verständlich zu vermitteln, ist essenziell für den Wissenstransfer.
  • Wissensträger-Abhängigkeit: Wenn Wissen stark an Einzelpersonen gebunden ist, erhöht dies das Risiko von Wissensverlust bei deren Ausscheiden.

Organisatorische Herausforderungen

  • Fehlende Ressourcen: Zeit- und Personalengpässe erschweren oft die systematische Wissensweitergabe.
  • Mangelnde Dokumentation: Ohne strukturierte Prozesse zur Wissensdokumentation geht wertvolles Wissen leicht verloren.
  • Unternehmenskultur: Eine Kultur, die Wissensweitergabe nicht fördert, behindert den Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis.

Technologische Barrieren

  • Unzureichende IT-Infrastruktur: Fehlende oder schlecht implementierte Wissensmanagementsysteme können den Wissenstransfer behindern.
  • Fragmentierte Informationsquellen: Wenn Wissen auf mehrere Datenbanken oder Plattformen verteilt ist, wird der Zugriff erschwert.

Strategien zur Förderung des Wissenstransfers

Individuelle Ansätze

  • Schulungen und Weiterbildungen: Regelmäßige Programme fördern die Fähigkeiten zur Wissensvermittlung und -aufnahme.
  • Mentoring: Direkte Zusammenarbeit zwischen erfahrenen und neuen Mitarbeitenden ermöglicht den Austausch von implizitem Wissen.
  • Anreize schaffen: Finanzielle oder immaterielle Belohnungen können die Motivation zur Wissensweitergabe steigern.

Im Rahmen des Projekts MOONRISE wurden gezielte Schulungen entwickelt, um den Wissenstransfer in Unternehmen zu verbessern. Ziel war es, auf die technologischen Neuerungen vorzubereiten sowie Qualitätsunterschiede und Fehler zu reduzieren, die durch unterschiedliche individuelle Wissensstände entstehen. Die Schulungen dienen dazu, Wissen gezielt zu vermitteln und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf einem einheitlichen Kompetenzniveau arbeiten können.
Darüber hinaus wurden verschiedene Ansätze zur Motivationssteigerung und Anreizgestaltung erarbeitet. In diesem Zuge entstanden eine Übersicht und verschiedene konkrete Strategien zur Motivationsförderung. Diese beinhalten sowohl finanzielle als auch immaterielle Anreize, um Mitarbeitende aktiv zur Weitergabe und Aufnahme von Wissen zu motivieren. Mit diesen Maßnahmen legt das Projekt MOONRISE die Grundlage für einen nachhaltigen und effektiven Wissenstransfer innerhalb der Organisation.

Organisatorische Maßnahmen

  • Förderung einer offenen Unternehmenskultur: Vertrauensvolle Beziehungen und ein offenes Klima erleichtern den Wissensaustausch.
  • Integration in den Arbeitsalltag: Wissenstransfer sollte durch Arbeitsprozesse und regelmäßige Meetings institutionalisiert werden.
  • Fokus auf Führungskräfte: Führungskräfte sollten als Vorbilder agieren und den Wissenstransfer aktiv fördern.

Im Projekt MOONRISE wurden gezielt Informationsangebote gemacht um auf die Verankerung organisatorischer Maßnahmen zur Förderung des Wissenstransfers in den Unternehmen hinzuwirken. Insbesondere durch Vorträge im Rahmen von Projekttreffen wurde die Sensibilisierung für das Thema gestärkt und die Bedeutung von Wissensmanagement und einem erfolgreichen Wissenstransfer hervorgehoben. Ergänzend dazu wurden Workshops durchgeführt, um verschiedene Möglichkeiten des Wissenstransfers aufzuzeigen und zu diskutieren und den Erfahrungsaustausch zwischen den Projektpartnern anzuregen.

Technologieeinsatz

  • Einsatz moderner Tools: Wissensmanagementsysteme, digitale Plattformen und KI-gestützte Technologien können den Transferprozess erheblich erleichtern.
  • Zentrale Wissensspeicher: Eine zentrale Plattform für Dokumentation und Abruf von Wissen reduziert Informationsverluste.
  • Virtuelle Zusammenarbeit: Insbesondere in dezentralen Teams fördern Kollaborationstools den Austausch von Wissen.

Im Projekt MOONRISE wurden verschiedene moderne Tools getestet, um den Wissenstransfer effizient zu gestalten und die Zusammenarbeit zu optimieren.

WIKI-Systeme haben sich dabei als besonders vielversprechend erwiesen. Sie ermöglichen es, unternehmensinternes Wissen und Prozesse strukturiert zu sammeln und zentral bereitzustellen. Mitarbeitende können jederzeit und von überall auf relevante Informationen zugreifen, was die Transparenz erhöht und den Wissensaustausch erleichtert. Durch die kontinuierliche Pflege und Erweiterung des WIKI-Systems entsteht ein dynamischer Wissenspool, der sowohl neue Mitarbeitende unterstützt als auch bestehende Teams effizienter arbeiten lässt.

Ein weiterer wichtiger Baustein war der Einsatz von HiCuMES, einem flexibel anpassbaren Manufacturing Execution System (MES). HiCuMES ermöglicht es, Produktions- und Maschinendaten strukturiert und zentral zu erfassen. Diese Daten bilden die Grundlage für eine präzise Produktionsplanung und Steuerung. Zudem können benötigte Informationen mobil abgerufen werden – direkt dort, wo sie gebraucht werden, etwa an Maschinen oder in der Fertigungshalle. Dies reduziert Informationsverluste, verbessert die Verfügbarkeit von Echtzeitinformationen und trägt zur effizienteren Gestaltung der Produktionsabläufe bei.

Darüber hinaus wurde im Rahmen der Projektarbeit auf verschiedene Kollaborationstools zurückgegriffen, um eine flexible und effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Über Cloudworking-Plattformen wurden Dokumente geteilt und gemeinsam daran gearbeitet, so dass ein zentraler, gemeinsamer Wissensspeicher entstand. Meetings fanden flexibel und dezentral online oder in hybriden Formaten über Videomeeting-Plattformen statt, wodurch sowohl Teammitglieder vor Ort als auch remote eingebunden werden konnten. Zusätzlich wurden digitale Whiteboards genutzt, um Ideen visuell zu strukturieren, Brainstormings durchzuführen und Konzepte gemeinschaftlich zu entwickeln. Durch den gezielten Einsatz von Kollaborationstools wurde die Projektarbeit effizienter, interaktiver und standortübergreifend möglich gemacht, was die Produktivität und den Wissensaustausch innerhalb des Teams weiter gesteigert hat.

Durch die Kombination dieser modernen Tools wurde der Wissenstransfer sowohl in administrativen als auch in produktionsnahen Bereichen optimiert. Informationen werden gezielter bereitgestellt, der Zugriff erleichtert und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams nachhaltig verbessert. So konnte ein wichtiger Schritt zur Schaffung einer offenen und effizienten Wissenskultur im Unternehmen umgesetzt werden.

Überwindung spezifischer Barrieren

  • Zeitmangel: Klare Priorisierung und Zeitfenster für Wissensaustausch schaffen Entlastung im Arbeitsalltag.
  • Komplexität der Themen: Schulungen und visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Videos helfen, komplexes Wissen zugänglicher zu machen.
  • Widerstand gegen Veränderung: Veränderungsmanagement und die frühzeitige Einbindung der Belegschaft in den Prozess stärken die Akzeptanz.

Erfolgsfaktoren für nachhaltigen Wissenstransfer

Ein nachhaltiger Wissenstransfer erfordert eine Kombination aus technologischen, organisatorischen und menschlichen Ansätzen. Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren zählen:

  1. Strategische Verankerung: Der Wissenstransfer muss Teil der langfristigen Unternehmensstrategie sein.
  2. Ganzheitliche Ansätze: Technologische Lösungen sollten durch organisatorische Maßnahmen und Schulungen ergänzt werden.
  3. Regelmäßige Evaluation: Der Erfolg des Wissenstransfers sollte kontinuierlich überprüft und angepasst werden.
  4. Förderung von Eigeninitiative: Mitarbeitende sollten ermutigt werden, aktiv Wissen zu teilen und voneinander zu lernen.

Diese Faktoren schaffen die Grundlage für einen effizienten und effektiven Wissenstransfer, der die Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsstärke von Organisationen langfristig sichert.

Wissenstransfer ist ein Schlüsselfaktor für die Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsstärke von Unternehmen. Durch die Implementierung von Wissensmanagementsystemen, die Anwendung bewährter Transfermodelle und die Überwindung von Barrieren können Organisationen ihre Ziele effektiver erreichen und langfristig erfolgreich sein. Der strukturierte Umgang mit Wissen ist nicht nur eine Reaktion auf aktuelle Herausforderungen, sondern auch eine strategische Investition in die Zukunft.

Indem Unternehmen Wissen als strategische Ressource begreifen und systematisch in dessen Erhalt und Transfer investieren, schaffen sie die Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Der Einsatz moderner Technologien, kombiniert mit einer unterstützenden Unternehmenskultur, ermöglicht es, Wissen als Motor für Innovation und Wachstum zu nutzen.

Quellen

  • Biloslavo, R. & Lombardi, R. (2021). Knowledge transferring and small and medium enterprise’s (SME’s) effectiveness: Emerging insights and future directions. Business Process Management Journal 27(6):1747–1774.
  • Böhl, J. (2000). Wissensmanagement im Klein- und mittelständischen Unternehmen der Einzel- und Kleinserienfertigung. Technische Universität München.
  • Bullinger, H.J., Wörner, K. & Prieto, J. (1998). Wissensmanagement-Modelle und Strategien für die Praxis. In: Bürgel HD (Hrsg.) Wissensmanagement: Schritte zum intelligenten Unternehmen. Springer-Verlag, 21-39
  • DIN Deutsches Institut für Normung e. V. (Hrsg.) (2022). DIN ISO 30401:2022-11, Wissensmanagementsysteme—Anforderungen. Beuth Verlag, Berlin. https://nautos.de/KKU/search
  • Feldhoff, A., Unger, M., Palige, S., Schwarzkopf, M. & Bullinger-Hoffmann, A.C. (2024). Wissensmanagement in KMU: Entwicklung eines Modells für organisationalen Wissenstransfer. GfA, Sankt Augustin (Hrsg.): Frühjahrskongress 2024, Stuttgart.
  • Hansen, M.T., Nohria, N. & Tierney, T.J. (1999). What’s Your Strategy for Managing Knowledge? Harvard Business Review 77(2):106–116.
  • Jagusch, K., Beuß, F., Nehls, C., Sender, J. & Flügge, W. (2021). Digitalisierung als Voraussetzung für den Wissenstransfer in produzierenden KMU. Zeitschrift Für Wirtschaftlichen Fabrikbetrieb 116(11):826–830.
  • Keuper, F. & Neumann, F. (2009). Wissens- und Informationsmanagement: Strategien, Organisation und Prozesse. Gabler Verlag.
  • Klippert, M., Preißner, A., Rust, H. & Albers, A. (2022). Analysis of Factors Influencing Knowledge Transfer between the Product and Production System Development as well as Production. Procedia CIRP, 109, 340–348.
  • Lehner, F. (2021). Wissensmanagement: Grundlagen, Methoden und technische Unterstützung (7., überarbeitete und erweiterte Auflage.). Hanser.
  • Mertins, K., Orth, R. & Finke, I. (2007). Prozessorientiertes Wissensmanagement in KMU. Zeitschrift für wirtschaftlichen Fabrikbetrieb 102(10):663–667.
  • North, K. (2021). Wissensorientierte Unternehmensführung: Wissensmanagement im digitalen Wandel. Springer Fachmedien.
  • Schildknecht, K. (2020). Lernen im Wissenstransfer. In: Ackermann B, Krancher O, North K, Schildknecht K, Schorta S (Hrsg.), Erfolgreicher Wissenstransfer in agilen Organisationen: Hintergrund – Methodik – Praxisbeispiele. Springer Fachmedien. 71-97
  • Schmidt, D., Böttcher, L., Wilberg, J., Kammerl, D. & Lindemann, U. (2016). Modeling Transfer of Knowledge in an Online Platform of a Cluster. Procedia CIRP 50:348–353.